Comprendre la nouvelle normalité évolue d’heure en heure pour les organisations du monde entier. L’effet domino de l’épidémie de coronavirus a gravement touché tous les aspects de notre vie quotidienne, y compris la façon dont nous travaillons. Pour de nombreuses entreprises dans des secteurs comme la technologie ou la finance, les bureaux ont temporairement fermé leurs portes, le travail à distance devenant la norme.

Cependant, il existe également des organisations dont les portes doivent rester ouvertes. Les industries qui fournissent des services essentiels (fabrication alimentaire, biotechnologie, pharmaceutique, services publics, etc.) doivent maintenir leurs activités afin de soutenir la société pendant cette épidémie.

La conduite des affaires comme d’habitude, avec la couche supplémentaire de maintien de la sécurité au travail et de minimisation de la propagation du virus, s’avérera être un défi. En plus de mettre en œuvre des processus de sécurité pour leurs employés, les entreprises devront évaluer soigneusement les sous-traitants, les employés d’autres sites, les fournisseurs et les livreurs – qui peuvent tous être des types de visiteurs essentiels, mais potentiellement présenter des risques pour la continuité des activités si leur accès n’est pas géré.

Comme nous l’avons vu sur Facebook et plus récemment, à Kimberly Clark, les entrepreneurs et les visiteurs présentent des risques potentiels pour la santé des chantiers s’ils ne sont pas gérés avec soin. La propagation du coronavirus COVID-19 n’a montré aucun signe de ralentissement. Au 18 mars, il y avait plus de 215 000 cas dans le monde, dont plus de 8 000 aux États-Unis.

La gestion de l’accès des visiteurs grâce à la technologie de gestion des visiteurs – à la fois par l’approche d’invitation d’abord ou l’approche sur site – est la première ligne de défense pour les organisations d’opérations essentielles.

Configuration d’un plan pour les opérations essentielles

Les organisations s’appuient sur des systèmes de gestion des visiteurs (VMS) pour améliorer la sécurité et la sécurité sur place des employés et des visiteurs qui entrent dans les installations de leur entreprise. Selon le rapport de 2020 de Traction Guest sur l’industrie de la gestion des visiteurs, 92% des professionnels de la sécurité et des installations ont déclaré qu’un VMS avait créé un environnement plus sûr.

Un VMS d’entreprise permet aux organisations de rationaliser le processus de gestion des visiteurs grâce à la préinscription, à la connexion des visiteurs, à la vérification d’identité et à l’identification des visiteurs avec des badges photo, des créations de listes de surveillance et des notifications personnalisables pour les hôtes et la sécurité.

Alors que l’épidémie de coronavirus a commencé à progresser, nous avons travaillé avec de nombreux clients sur le développement de processus autour de la sécurité au travail et de la continuité des activités. Les organisations sont, à juste titre, préoccupées par la menace potentielle que représentent les visiteurs et les entrepreneurs pour propager le virus aux employés (et vice versa) et contaminer les lieux.

Le VMS peut être configuré pour atténuer ces risques et aider à promouvoir les meilleures pratiques de santé et de sécurité pour les organisations des opérations essentielles.

Un VMS peut aider à filtrer les visiteurs de votre site en:

– Préinscription des visiteurs – e-mail d’invitation comprenant des avis et des critères spécifiques au site.
– Inscription des visiteurs – comprend des questions approfondies de dépistage de la santé et des voyages.
– Exiger la signature de documents – reconnaissant que le client a été honnête dans son état de santé, ses antécédents de voyage et ses contacts.
– Avertir les responsables de la sécurité ou EHS – alerter le ou les responsables appropriés si des symptômes sont notés pour une évaluation secondaire.

Mais cela va au-delà de la simple mise de la technologie devant le problème. Les organisations qui maintiennent des opérations sur place pendant l’épidémie doivent également créer des processus et des directives officiels qui sont efficaces et durables.

Par exemple, les organisations peuvent mettre en œuvre un «enregistrement sans contact» avec les visiteurs qui numérisent un code QR à partir de leur téléphone au lieu de taper sur un iPad. Les entreprises peuvent introduire une culture «inviter d’abord», approuvant les visites à l’avance grâce à des flux de préinscription et d’approbation. S’il est déterminé que les visiteurs présentent un risque élevé (c’est-à-dire s’ils ont voyagé dans les 14 jours ou présentent des symptômes de rhume ou de fièvre), les entreprises peuvent rediriger la réunion vers une réunion virtuelle.

Transition vers une culture invitant d’abord

Aussi sans précédent que la situation actuelle autour de COVID-19 semble, l’espoir et le but est que nous, en tant que société, reprenions une sorte de normalité à un certain point.

Lorsque les recommandations (et ordonnances) sur l’éloignement social finiront par être levées alors que la propagation mondiale de COVID-19 sera, espérons-le, contenue, les organisations seront sûres de tirer de grands enseignements de cette expérience à leur retour sur le lieu de travail. Les organisations prendront des précautions de sécurité plus élevées en réévaluant leurs politiques concernant l’accès et le filtrage de leurs employés et invités.

Dans le cadre de la feuille de route pour les opérations post-coronavirus, nous pensons que la main-d’œuvre se dirige vers une culture basée sur l’invitation. Cela signifie que toutes les personnes entrant dans les locaux seront correctement présélectionnées avant d’entrer dans l’établissement. C’est une pratique qui peut commencer dès maintenant.

Pour ceux qui doivent encore se rendre à leur lieu de travail actuellement, ou ceux qui pourraient le faire dans un proche avenir, voudront avoir l’assurance qu’ils entrent dans un espace sûr. Les entrepreneurs et les visiteurs voudront également savoir que le site qu’ils visitent a des protocoles rigoureux en matière de santé et de sécurité.

Pour que les affaires reprennent, les gens devront éventuellement se rencontrer. Employés avec des collègues et employés avec des visiteurs. Pas seulement par téléphone ou par vidéoconférence, mais en personne, en face à face. Nous devons encore relever plusieurs défis avant d’atteindre ce stade, mais nous sommes convaincus que la technologie de gestion des visiteurs sera là pour aider à assurer la sécurité des sites aujourd’hui et à mesure que nous naviguerons dans notre nouvelle normalité.